Glossar rund um das Newsletter-Texten – diese 50+ Begriffe solltest du kennen
Das Schreiben von Newslettern ist eine Kunst. Es gibt zahlreiche Begriffe und Fakten, die du dazu kennen solltest. Dabei ist es egal, ob du deine Newsletter selbst schreibst, oder ob du das Schreiben vielleicht sogar in professionelle Hände wie meine legen möchtest.
Wusstest du, dass rund 50 % aller Soloselbstständigen (noch) keinen Newsletter versenden? Dabei ist E-Mail-Marketing deutlich zeitsparender als das Posten in den sozialen Medien. Ich möchte dich heute motivieren, deinen Newsletter anzugehen – oder noch besser zu machen, falls du schon einen hast.
Meinen kannst du übrigens gerne abonnieren – meine Nic-Post erscheint alle 14 Tage und am 2.2.22 kam die erste Ausgabe heraus (ja, ich liebe Schnapszahl-Daten!). Jetzt aber zur ersten Übersicht – das Glossar über alles rund um das Schreiben von Newslettern in alphabetischer Reihenfolge:
Abonnent*in
Person, die sich für den Empfang eines Newsletters angemeldet hat.
Abmeldelink
Dieser muss laut DSGVO zwingend in jeder Newsletter-E-Mail vorhanden sein, damit sich Empfänger*innen mit einem Klick abmelden können.
Above-the-Fold-Bereich
Achte darauf, dass deine wichtigsten Inhalte am Anfang beziehungsweise über dem ersten Seitenumbruch – dem sogenannten Above-the-Fold-Bereich – stehen und dass dein Newsletter nicht zu überladen wirkt.
Absender
Die Person oder das Unternehmen, das den Newsletter in regelmäßigen Abständen versendet. Diese*r muss klar sein, um das Vertrauen der Empfänger*innen zu gewinnen und die emotionale Beziehung/Kundenbindung zu stärken. Verwende hier am besten deinen Markennamen: Das schafft Vertrauen und stärkt den Wiedererkennungswert. Ich empfehle dir, eine Kombination aus Marke und Vorname zu verwenden – z. B. Nicole von PRojektText.
Absenderzeile
Sie besteht aus Absendername, Betreff und Preheader und ist damit der erste Eyecatcher des Newsletters. Damit beantwortest du die erste unterbewusste Frage deiner Empfänger*innen: Spam – ja oder nein? Vor dem eigentlichen Schreiben musst du hier also schon sehr genau überlegen, mit welchen Worten du überzeugen und zum Öffnen motivieren willst.
A/B-Testing
So nennt man die Praxis, zwei verschiedene Versionen des Newsletters zu erstellen und an eine kleine Gruppe von Empfängern zu senden, um zu sehen, welche besser funktioniert.
ALT-Text (Alternativtext)
Ein beschreibender Text für ein Foto, der nur sichtbar ist, wenn das Bild technisch nicht geladen werden kann bzw. der von Screenreadern vorgelesen werden kann, wenn seheingeschränkte Menschen deine Website / Fotos / Newsletter betrachten möchten. Dieser Text ist auch für Suchmaschinen wichtig und damit SEO- relevant.
Automatisierung
Die Verwendung von Software, um den Newsletter-Versand und andere Prozesse zu automatisieren, z. B. die Segmentierung oder das Versenden von Follow-up-E-Mails.
Autoresponder
Eine automatisch generierte E-Mail, die an Empfänger*innen gesendet wird, wenn sie sich für deinen Newsletter anmelden.
Betreffzeile
Der Text sowie ggf. Emojis, die den Inhalt des Newsletters beschreiben und zum Öffnen verleiten sollen. Du solltest kreativ sein, denn ist der Betreff unglücklich gewählt, schafft es der Newsletter noch nicht einmal ins Postfach, sondern landet direkt im Spam. Bestimmte Begriffe wie z. B. dringend, gratis, €€, $$, sexy sind tabu.
Betreffzeilen-Optimierung
Die Praxis, verschiedene Betreffzeilen zu testen und zu optimieren, um eine höhere Öffnungsrate zu erreichen.
Betreffzeilen-Länge
Die Anzahl der Zeichen oder Wörter in der Betreffzeile. Ein Betreff sollte am besten aus bis zu 50 Zeichen bestehen – dann wird der Text i. d. R. sowohl in der Desktop-Ansicht als auch auf Smartphones und Tablets vollständig angezeigt.
Betreffzeilen-Personalisierung
Die Verwendung des Namens oder anderer persönlicher Informationen des Empfängers in der Betreffzeile, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen.
Bilder
Bilder sollten ausschließlich den Text unterstützen und einen Mehrwert beim Lesen bieten. Wichtig: Für jedes Bild musst du einen ALT-Text (Alternativtext) hinzufügen. Dieser hinterlegte Alternativtext ist eine kurze Beschreibung des ggf. nicht geladenen Bildes, für die Barrierefreiheit unverzichtbar und für Suchmaschinen sehr wichtig.
Bounce-Rate
Der Prozentsatz der Newsletter, die aufgrund von technischen Problemen nicht zugestellt werden konnten.
Call-to-Action (CTA)
Meist ein gut gestalteter CTA-Button, der eine klare und eindeutige Handlungs- Aufforderung beinhaltet. Er soll die Empfänger*innen dazu bringen, eine bestimmte Aktion auszuführen, z. B. sich für ein Angebot anzumelden, an einer Umfrage teilzunehmen, ein Formular auszufüllen oder ein Produkt zu kaufen. Farblich sollte sich der CTA vom Rest der Newsletter-Vorlage abheben und groß genug sein, um ihn auch per Handy gut anklicken zu können. Schon gewusst? Ein CTA im Teaserbild animiert besonders effektiv zum Klicken.
Click-Through-Rate (CTR)
Das Verhältnis von Personen, die auf einen Link im Newsletter geklickt haben, im Vergleich zur Gesamtzahl der Empfänger*innen.
Conversion-Rate
Der Prozentsatz der Empfänger*innen im Verhältnis zur Gesamtzahl, die auf einen CTA klicken oder eine andere gewünschte Aktion ausführen, nachdem sie den Newsletter erhalten haben.
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Spätestens seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 darf ein Newsletter-Verteiler nur aus E-Mail-Adressen bestehen, die dem Erhalt einer E-Mail ausdrücklich zugestimmt haben. Zur Einwilligung ist das Double-opt-in-Verfahren notwendig.
Double-opt-in
Ein automatisiertes Verfahren zur Bestätigung der Zustimmung des Empfängers zum Erhalt des Newsletters (durch die DSGVO zwingend vorgeschrieben).
E-Mail-Marketing
Eine Marketingstrategie, bei der E-Mails verwendet werden, um Kunden zu gewinnen oder zu binden – z. B. ein regelmäßig verschickter Newsletter.
Emojis
Sie wirken als Eyecatcher, verbreiten beim Lesen Spaß und lösen klare Assoziationen aus. Außerdem sind sie sehr nützlich, um sog. Spam-Wörter zu ersetzen oder die Länge des Betreffs sinnvoll zu kürzen. Verwende z. B. ⏰ statt des Spam-Begriffs “dringend”.
Empfänger*in
Die Person, die den Newsletter erhält.
Exklusiver Inhalt
Inhalt, der nur bzw. früher für die Empfänger*innen verfügbar ist und nicht bzw. erst später auf der Website oder in sozialen Medien geteilt wird.
Follow-up-E-Mail(s)
Eine automatisierte E-Mail oder E-Mail-Serie, die nach einer bestimmten Aktion (z. B. einem Kauf) automatisch an eine*n Empfänger*in gesendet wird.
Frequenz
Die Häufigkeit, mit der ein Newsletter versendet wird – z. B. wöchentlich oder monatlich. Eine zu hohe Frequenz kann zu Abmeldungen führen, während eine zu niedrige Frequenz ggf. ein zu geringes Interesse hervorruft und du als Absender*in „vergessen“ wirst. Sinnvoll ist z. B. pro Woche ein Tipp – die Empfänger*innen wissen dadurch genau, was sie erwartet. Routine schafft Relevanz und Vertrauen.
Funnel
Der Prozess, bei dem Empfänger*innen von Interessentinnen und Interessenten zu Kundinnen und Kunden wird – auch Verkaufstrichter genannt.
Header
Der obere Teil des Newsletters mit Bild, Logo, Claim oder anderen wichtigen Informationen. Einen meiner Header siehst du im Beitragsbild.
Impressum
Jeder Newsletter muss im Footer – wie auch eine Website – ein Impressum mit allen rechtlich vorgeschriebenen Angaben enthalten bzw. anklickbar sein.
Inhalt
Der Text, Bilder und andere Elemente, die im Newsletter enthalten sind. Der Inhalt sollte informativ und ansprechend sein und die Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppe ansprechen. Eine gute Möglichkeit, um die Beziehung zu den Empfänger*innen zu stärken oder an neue Ideen für Newsletter-Inhalte zu kommen sind Umfragen – bitte deine Leser*innen aktiv um Input!
Landingpage
Die Seite, auf die ein*e Empfänger*in geleitet wird, wenn er/sie auf einen CTA im Newsletter klickt, um eine bestimmte Handlung auszuführen.
Lead-Magnet
Ein Angebot, das den Empfänger dazu verleiten soll, sich für den Newsletter anzumelden, z. B. ein E-Book oder ein Rabattcode.
Lead-Nurturing
Eine Marketingstrategie, bei der potenzielle Käufer*innen durch gezielte E-Mails in den Kaufprozess geführt werden.
Liste
Eine Liste mit den E-Mail-Adressen der Personen, die Ihren Newsletter erhalten sollen (auch Verteiler oder Kontakte genannt). Es ist ratsam, regelmäßig diejenigen Empfänger*innen auszusortieren, die je nach Versandfrequenz innerhalb von sechs bis zwölf Monaten nicht mehr geöffnet oder geklickt haben. Das erhöht indirekt die Öffnungs- und Klickraten – denn Kontakte, die scheinbar kein Interesse am Inhalt haben, werden nicht mehr angeschrieben.
Newsletter
Eine regelmäßig versendete E-Mail, die Empfänger über Neuigkeiten, Angebote oder andere relevante Informationen informiert.
Newsletter-Design
Das Auge liest mit! Die Gestaltung des Newsletters mit Farben, Bildern und Texten. Das Design sollte allerdings nicht zu aufwändig sein, um die Fehlerquote bei Darstellung oder Zustellung so gering wie möglich zu halten. Manche Empfänger*innen empfangen aus technischen Gründen lieber Text- statt HTML-E-Mails . Behalte immer deine Zielgruppe im Hinterkopf und bleib deiner Corporate Identity treu.
Open-Rate/Öffnungsrate
Der Prozentsatz der Empfänger, die den Newsletter öffnen, nachdem sie ihn erhalten haben.
Opt-out
Der Prozess, bei dem der Empfänger sich von der Newsletter-Liste abmeldet.
Personalisierung
Die Anpassung des Newsletters an den/die individuelle*n Empfänger*in, z. B. durch die Verwendung des Vor- oder Nachnamens oder anderer persönlicher Informationen. Falls du den Namen nicht kennst, kannst du deinem Newsletter trotzdem einen persönlichen Touch verleihen und z. B. „Lieber Sprachverliebter“ oder „Liebe Freundin“ verwenden. Wusstest du, dass eine persönliche Ansprache im Betreff die Öffnungsrate um rund 10 % erhöhen kann?
Preheader
Er ist quasi die Verlängerung der Betreffzeile und wird in den am häufigsten verwendeten E-Mail Clients wie Gmail, Apple Mail oder Outlook angezeigt. Wiederhole hier nicht einfach nur die Betreffzeile, sondern teasere erste Informationen zum Inhalt des Newsletters an und mache so neugierig.
Reaktionsrate
Der Prozentsatz der Empfänger, die auf den Newsletter reagieren, z. B. durch Beantwortung einer Umfrage oder Anmeldung für ein Angebot.
Retargeting
Eine gezielte E-Mail-Kampagne, die darauf abzielt, inaktive Empfänger*innen zurückzugewinnen.
Segmentierung
Die Aufteilung der Empfängerliste in Gruppen aufgrund gemeinsamer Merkmale wie Interessen, Kaufverhalten, Geschlecht, Klick- oder Öffnungsverhalten. Mit der Segmentierung kannst du individualisierte Inhalte und maßgeschneiderte Produktempfehlungen versenden. Erstelle auch eine Gruppe mit Empfänger*innen, die den Newsletter nie oder selten öffnen und richte eine Retargeting-Kampagne für diese Empfängergruppe ein.
Social Media
Die Nutzung von sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter oder Instagram, um den Newsletter zu bewerben oder mit Empfängern zu interagieren.
Social-Media-Integration
Die Integration von Social-Media-Buttons in den Newsletter, um es den Empfänger*innen zu erleichtern, die Inhalte in sozialen Medien zu teilen.
Social Proof
Die Verwendung von Bewertungen, Testimonials oder anderen sozialen Beweisen, um das Vertrauen der Empfänger*innen zu gewinnen. Du solltest regelmäßig um Testimonials bitten und diese regelmäßig verwenden – nicht nur im Newsletter, sondern auch auf deiner Website oder auf Landingpages.
Spam-Filter
Ein Software-System zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails und zum Schutz des Posteingangs der Empfänger*innen vor Spam bzw. unerwünschten E-Mails.
Split-Testing
Der Vergleich von zwei verschiedenen Versionen des Newsletters, um herauszufinden, welche besser funktioniert. Siehe auch A/B-Test
Struktur
Grafische Elemente wie Bilder, Trennlinien, Infoboxen, Checklisten und knackige Überschriften grenzen einzelne Elemente klar voneinander ab und sorgen für eine bessere Übersichtlichkeit und Lesbarkeit. Wichtig: Alle Inhalte sollten ohne horizontales Scrollen sichtbar sein – mehr als 600 Pixel in der Breite sollte dein Newsletter nicht haben. Allein mit Bildern kannst du eine bis zu 42 % höhere Click-Through-Rate erreichen als mit E-Mails ohne Bilder, doch verwende nicht zu viele Bilder, 20 bis 30 % Anteil am gesamten Newsletter reichen aus.
Tags
Statt verschidener Gruppen bzw. Listen hast du nur eine einzige Liste, in denen du jeder Person einen oder mehrere sog. Tags zuweisen kannst, um einzelnen Abonnentinnen und Abonnenten gezielte Angebote entsprechend ihrer Interessen machen zu können.
Test-E-Mail
Eine E-Mail-Version des Newsletters, die an eine kleine Gruppe von Empfänger*innen bzw. an sich selbst gesendet wird, um sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert.
Tonalität/Schreibstimme
Schreibe kurze Sätze und verwende aktivierende Verben. Am besten schreibst du wie an eine Freundin oder an deinen Lieblingskunden – da würdest du keine gestelzten Worte nutzen, sondern schreiben, wie du sprichst, oder?! Erzähle eine Geschichte und zeige Persönlichkeit, damit schaffst du eine vertrauensvolle und langfristige Bindung.
Überschrift
Der Titel des Newsletters, der den Inhalt zusammenfasst und die Empfänger*innen zum Weiterlesen motivieren sollte. Wähle eine Überschrift die deine Empfänger*innen direkt anspricht, z. B. „Heute schon gelacht?“, „Warum du mit Worten wie mit Lego bauen kannst?“ oder „Bereit für die Übergangsjacke?“
Unsubscribe-Link
Ein Link, der es den Empfänger*innen ermöglicht, sich jederzeit von der Newsletter-Liste abzumelden.
Verkaufstrichter
Der Prozess, bei dem ein Empfänger von einem Interessenten zu einem Kunden wird (siehe auch Funnel).
Versandzeitpunkt
Der Zeitpunkt, zu dem der Newsletter an die Empfänger gesendet wird. Er ist meist von verschiedenen Faktoren abhängig (z. B. Versandtag, Uhrzeit, Branche). Als Faustregel gilt: Die beste Versandzeit im B2B-Bereich ist morgens von Montag bis Freitag – zu den klassischen Arbeitszeiten eben. Im B2C-Bereich ist es morgens, mittags oder abends von Montag bis Freitag gut, dann sind die Menschen auf dem Weg zur Arbeit, nach Hause oder in der Pause. Ganztags am Wochenende ist hier auch möglich.
Zielgruppe
Die Gruppe von Personen, für die der Newsletter erstellt wird. Die Zielgruppe sollte klar definiert sein, um sicherzustellen, dass der Newsletter relevant und ansprechend ist.
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